Aj tá najpomalšia korytnačka, ktorá vie kam kráča, je rýchlejšia ako bezhlavo uháňajúci zajacPodľa výskumov E. M. Graya je spoločným menovateľom úspešných ľudí uprednostňovanie dôležitých vecí. Medzi dôležité úlohy zaradil aj neobľúbené veci. Úspešní ľudia sa podriaďujú sile osobného zámeru, teda svojej vízii. Dalo by sa povedať, že úspešne riadia seba samého s ohľadom na čas, čo definujeme ako efektívny time-management. Zručnosť, ktorú však ovláda málo ľudí.
Vrátiť sa niekam naspäť, urobiť veci inak, kúpiť si čas navyše - nič také sa nedá. Jediným riešením je zmena práce s časom.
Najčastejší zlodeji minút a rady na ich odstránenie
Neefektívne organizovaná vlastná práca. Naše podvedomie dokáže robiť veľa vecí súčasne, ale nevie robiť nové činnosti, ktoré ešte nemáme zafixované ako návyk naraz. Bleskovo prepíname sústredenie mozgu od jednej činnosti k druhej, a to je unavujúce, zvyšuje sa množstvo chýb a predovšetkým vznikajú časové straty. Pokiaľ prácu prerušíme na viac ako 3 minúty, náš mozog "vychladne" a je ťažké nadviazať. Je to ako keď sa vrátite k rozčítanej knižke po týždni a než sa dostanete do deja, musíte sa vrátiť späť.
Rada: Pracujte pevne v uzavretých blokoch úloh, nenechajte sa vyrušiť "neodkladnými vecami".
Odkladanie nepríjemných úloh. Ak sa nám do niečoho nechce, odkladáme to. Z psychologického hľadiska prílišný tlak vedomej časti psychiky (musím!) vyvoláva protiklad podvedomia, ktorý je oveľa silnejší a hovorí nie! Niekedy sa stane, že pracovnú úlohu odkladáme tak dlho, až "vyhnije", teda už nie je čo robiť. Sú to ale výnimky, oveľa častejšie hrozí syndróm "snehovej gule".
Rada: Nájdite si na nepríjemnú prácu vlastnú motiváciu, predstavujte si čo získate tým, že úlohu splníte. Predajte neobľúbenú činnosť sami sebe.
Neviem povedať nie. Prichádza kolega a prosí o pomoc. Vy neváhate a odložíte svoju prácu. Je to "len na minútku" a za hodinu už pracujete za niekoho iného, ktorý neskôr spokojne odchádza. V inom prípade to môže byť šéf. Ak dostávate úlohu, ktorú evidentne nie je možné zvládnuť, je namieste, ak povieme: "Áno pán riaditeľ, úlohu rád splním, ale budem musieť odložiť inú prácu, obidve sa kvalitne nedajú zvládnuť."
Rada: Zahoďte obavu, zavolajte si na pomoc asertivitu a na nereálne požiadavky reagujte konkrétnym odmietnutím s ponukou iného riešenia.
Malý záujem o prácu. Zrejme bude vhodná otázka: Prečo do tej práce chodím? Malý záujem môže byť zapríčinený napríklad dlhým pôsobením v jednej firme, nesplniteľnými normami, úrovňou firemnej kultúry a interných vzťahov či nedostačujúcimi osobnostnými schopnosťami.
Rada: Zmeňte niečo na svojom prístupe, potom sa zmení aj druhá strana, čo môže byť niekedy aj zmena zamestnávateľa či práce samotnej.
Zbytočný perfekcionalizmus. Ak asistentka obchodného oddelenia napíše 4 "vypilované" listy klientom, ktoré sú skôr reklamnými textami, spotrebuje na to väčšinu pracovného dňa - pokiaľ sú to kľúčoví klienti, môže to byť v poriadku, ale skôr to býva obrovská stratu času. Drvivej väčšine klientom stačí, keď list zodpovedá norme obchodnej korešpondencie. Takéto listy asistentka zvládne za pár desiatok minút.
Rada: Zistite si skutočné pracovné priority, všetko ostatné stačí spracovať na 80% (ak túto kvalitu definujeme ako dostačujúcu pre zákazníka a moju firmu). Ináč na splnenie zvyšných 20% z úlohy spotrebujete 3-4-krát viac času.
Nepozvaní návštevníci, nepotrebná pošta. Päťminútová prestávka, keď sa pracovník baví o niečom nepracovnom, je niekedy nutnosťou, akousi duševnou hygienou, ktorá môže pomôcť k vyššiemu nasadeniu. Je však otázkou miery. V kope nevyžiadanej pošty môžu byť nejaké potrebné informácie, ale to je skôr výnimka. Zväčša je výsledkom strata času.
Rada: Nepozvaný návštevník a pošta je niečo, načo mám čas maximálne po pracovnom čase.
Internet a telefón. Dlhé hovory so známymi či surfovanie po internete sú činnosti, keď často vypíname ľavú mozgovú hemisféru (sídlo racionality, rozumu a pojmu času) a necháme sa unášať emóciami, ktoré produkuje naša pravá mozgová hemisféra - tá nepozná pojem čas.
Rada: Po skončení týchto aktivít sa opýtajte sami seba, či si pamätáte obsah.
Preplánovanie vlastného rozvrhu. Ak sa vás už ráno zmocňuje panika - to bude zase deň.
Rada: Existujú dve pomocné čísla pri príprave pracovného dňa
a týždňa. Maximálne percento rozplánovania nasledujúceho dňa je 60% pracovného času v pevných úlohách a termínoch, ostatné je nutná rezerva. Pre plán na nasledujúci pracovný týždeň je vhodné mať pevne dané maximálne 40% celkového potenciálu času.
Koncentrácia. Ak rozmýšľame nad ďalšími povinnosťami a deň nám uniká, myslíme si, že sa dobre pripravujeme na budúce povinnosti. Naša koncentrácia na prácu je však na mínusovom bode, veci robíme nedôsledne. Je dobré myslieť strategicky do budúcnosti, ale len rámcovo.
Rada: "Najlepší možný spôsob, ako sa pripraviť na zajtrajšok, je využiť celú svoju inteligenciu a nadšenie na to, aby sme dnes robili skvele prácu, ktorú máme urobiť dnes. To je jediný spôsob, ako sa pripraviť na budúcnosť," tvrdil profesor medicíny v Oxforde sir William Osler (1849 - 1919). Jednoducho nevenovať sa mŕtvym včerajškom
a ešte nenarodeným zajtrajškom.
Neochota či neschopnosť delegovať. Delegovanie, teda presunutie - prenesenie úloh, nie je len záležitosť manažérov. Najčastejšie pocity zlyhania pri delegovaní sú typu: 1. keď to neurobím ja, nebude to dobré; 2. než to niekomu vysvetlím, radšej si to urobím sám; 3. ak to niekoho naučím, neskôr mi prerastie cez hlavu.
Rada: Moderne fungujúca organizácia dneška je predovšetkým
o tímovej práci. Delegujúci pracovník by sa mal zbaviť pocitov
* nereálneho sebahodnotenia (prvý pocit),
* oceniť dlhodobý prínos pri zaučení úsporou vlastného času. Plusom je dobrý pocit zo zvýšenej sebahodnoty, keď niekto nový úlohu zvládol (druhý pocit),
* uvedomiť si, že platí: čím lepší tím okolo mňa, tým lepší budem ja sám. A ak má kolega vyšší potenciál pre danú prácu ako ja, časom sa to aj tak prejaví (tretí pocit).
A najdôležitejšie, pustime sa do toho, ale ani to veľmi nepreceňujme.
Ing. Tatiana Harčarová
konzultantka Human Progress centre s.r.o. Bratislava
