personálneho manažmentu
Pracovné činnosti na väčšine úrovní v súčasnosti sú viac či menej ovplyvnené informačnými technológiami, rozvojom internetu, ako aj ostatnými technologickými faktormi. Prioritnou úlohou takýchto faktorov je zvýšiť výslednú produktivitu prostredníctvom automatizácie vykonávaných činností. V rámci zoznamu činností však existuje okruh s charakteristickými vlastnosťami, ktoré kladú veľké nároky na kvalitu, spracovanie výsledkov, ich uchovanie a archiváciu pre budúcnosť. Medzi takéto činnosti možno zaradiť aktivity personálneho oddelenia v spoločnosti.
Špecificky ide o náborové aktivity spojené s hľadaním, stretávaním, hodnotením a výberom kandidátov na voľné pracovné miesta v spoločnosti. Administratíva s nimi spojená predstavovala v minulosti objemné množstvo papierovej komunikácie. Archivovanie životopisov v papierovej forme, listová komunikácia s kandidátmi, potreba písania odpovedí na žiadosti o zamestnanie a iné, znamenali veľkú časovú a priestorovú náročnosť. Táto výhradne papierová doba je už minulosťou, no administratíva zotrvala. Obsadzovanie voľných pracovných pozícií je zložené z množstva úkonov, ktoré treba mať na zreteli, a ktorých jedinečná opakovateľnosť je bežná. Všetky nevyhnutné údaje o kandidátoch je potrebné zaznamenávať na ich spätné prezeranie a sledovanie.
Ďalej medzi hlavné činnosti pri nábore patrí komunikácia s kandidátmi, ktorá nezriedka prebieha už iba v elektronickej forme a množstvo zrealizovanej komunikácie treba selektívne ukladať. Telefonická komunikácia a osobné stretnutia tiež predstavujú činnosti s potrebou zaznamenávania pre budúce využitie. Možnosť automatizácie a elektronickej archivácie týchto aktivít zvyšuje efektivitu personalistu a ponúka priestor pre skracovanie celého výberového procesu. Pre personalistu je dôležité mať k dispozícií na používanie nenáročný informačný systém s prehľadným zoznamom kandidátov, s informáciami o ich vzdelaní a skúsenostiach, s priamym prístupom k vykonanej komunikácii s každým z nich a možnosťami selektívneho vyhľadávania. Pri bu-dúcej potrebe obsadiť voľnú pracovnú pozíciu má mať personalista k dispozícii databázu predchá-dzajúcich uchádzačov, ktorú môže jednoducho prezerať a využiť na rýchle párovanie vložených údajov v CV formulároch, kritérií a požiadaviek na pracovnú pozíciu.
Dnes bežné možnosti a zvyklosti publikovania voľných pracovných miest na internete spôsobujú, že používaný systém musí umožňovať publikovanie voľných pracovných pozícií na firemnej webovej stránke. Tá môže ponúkať zoradenie pozícií podľa kategórií a pre kandidátov možnosť priamo zo stránky prejaviť záujem o konkrétnu pozíciu vyplnením on-line CV formuláru. Kvalitná aplikácia obsahuje riešenie pre každú zo spomenutých aktivít a ponúka flexibilitu v kľúčových oblastiach a nástrojoch. Taktiež treba zohľadniť pri výbere možnosť ľahko modifikovať jednotlivé zložky systému podľa požiadaviek užívateľa a potrieb spoločnosti. Rovnako je dôležité, aby systém podporoval tímovú prácu viacerých personalistov a bol integrovateľný do komplexného informačného systému spoločnosti.
K hľadaniu správnej aplikácie preto treba pristupovať so zreteľom na potreby spoločnosti, stanoviť si zoznam činností, ktoré aplikácia musí riešiť a obsahovať, a podľa toho sa následne poobzerať po vhodných alternatívach. Nie je to teda jednoduchý proces. Od výberu totiž závisí zmena vo výsledkoch celého personálneho oddelenia, ktoré spolu s vhodne zvolenou aplikáciou môžu mať pozitívny vplyv na výsledky celej spoločnosti.
Ing. Michal Vlk,
spol. Lugera
