Podobne ako mnoho iných ľudských činností, aj účtovníctvo dnes zvládajú bez problémov počítače, či najrôznejšie ekonomické alebo informačné systémy. A to oveľa pružnejšie a rýchlejšie ako najlepší účtovník s ceruzkou a papierom. Hlavné výhody sú najmä jednoduchá oprava chýb a vykonávanie zmien, zautomatizovanie niektorých procesov a pestrosť výstupov, teda pohľadov na spracované dáta.

Široký výber softwaru

Na trhu existuje veľa programov, ktoré účtovníctvo spracovávajú, rovnako ako je veľa kritérií a oblastí, podľa ktorých je možné tieto programy deliť. Napríklad môžeme software deliť na ekonomické či účtovné systémy ako aj na komplexnejšie informačné systémy. Ekonomický systém väčšinou pokrýva oblasti Ekonomiky, Obchodu a Miezd, v informačnom systému pribúdajú aj iné oblasti ako CRM, Manažérske vyhodnocovanie a branžové oblasti, ako sú napríklad Výroba, Doprava, Poľnohospodárstvo apod. Podľa počtu užívateľov a veľkosti systému môžeme hovoriť o ekonomickom systéme pre malé firmy, informačnom systéme pre stredné firmy či o komplexnom ERP systéme pre veľký výrobný podnik.

Väčšina ekonomických aplikácií je dnes založená na platforme MS Windows a využíva všetky jej výhody. Menšie ekonomické systémy občas ešte využívajú staršiu technológiu, ktorá sa používala i v systéme MS DOS, tzv. súborový systém (aplikácie typu file - server). Výhodami tejto technológie sú nižší nárok na hardware, nižšia cena a jednoduchšia správa. Nevýhodou sú nestabilita a nižšia bezpečnosť dát a obmedzené možnosti vyhodnocovania.

Výber vyžaduje starostlivosť

Výber vhodného informačného či ekonomického softwaru je ovplyvnený mnohými kritériami a mala by mu byť venovaná veľká pozornosť. Ide o investíciu, ktorá by mala mať návratnosť. Podnikatelia, ktorí nemajú svoje ekonomické oddelenie, prípadne svoju účtovníčku, sa často rozhodujú, či daňovú evidenciu a účtovníctvo budú robiť sami, alebo formou outsourcingu u externej účtovnej firmy. Výhodou outsourcingu je šetrenie času a istota správnosti legislatívnych povinností. Nevýhodou však môže byť určitá finančná náročnosť. Keď sa podnikateľ rozhodne viesť účtovníctvo sám, je pre neho výhodné získať software, ktorý je ponúknutý zadarmo s určitými obmedzeniami. Užívateľ by mal zvážiť, akým smerom sa bude jeho podnikanie uberať, na ktoré odbory sa chce zamerať. Potom vybrať program, ktorého plná verzia umožňuje riadiť procesy, o ktorých bude v budúcnosti uvažovať. Ušetria sa tak starosti a zároveň sa zaistí kontinuita získaných informácií. Pri tomto uvažovaní samozrejme nesmie užívateľ zabudnúť ani na integráciu kancelárskeho softwaru - či už toho, ktorý má, alebo toho, ktorý si chce v krátkej dobe zaobstarať.

Systém podľa potrieb

V menších podnikoch je ekonomický či informačný systém nevyhnutnosťou. Tieto podniky potrebujú riešiť okrem účtovníctva aj oblasť miezd, obchodu alebo skladového hospodárstva. Systém predstavuje určitú investíciu a tak okrem splnenia analytických požiadaviek, by sa malo myslieť aj technologickú vyspelosť a stabilitu výrobcu či dodávateľa systému.

V týchto podnikoch je už vyžadované i vyhodnocovanie vytváraných dát, ktoré slúžia k marketingovým a k obchodným rozhodnutiam. Je potrebné pozerať sa do budúcnosti vzhľadom na potenciálne branže a odbory tak, aby v prípade potreby bolo možné systém rozšíriť o potrebnú oblasť. Systém pre menšie podniky by mal byť otvorený smerom k novým technológiám, i keď ich zatiaľ firma nevyužíva (napr. čiarové kódy, webové portály, internetové obchody apod.).

Dnes takmer každý podnik komunikuje elektronicky i so svojou bankou. Pokiaľ je táto komunikácia integrovaná priamo v systéme, ušetrí obsluha čas. Vedľa platobných príkazov vystavených priamo v systéme nad konkrétnymi dokladmi je možné importovať výpis z účtu priamo do systému. V elektronickej rovine sa stále častejšie začína komunikácia so štátnymi úradmi.

 Ak teda zhrnieme kritériá výberu informačného systému, ide najmä o:

1. pokrytie procesov riadenia firmy
2. možnosť rozšírenia pokrytých oblastí systémom v súlade s rastom a expandovaním firmy
3. moderné technológie, na ktoré je systém vystavený, aby bola zaručená čo najdlhšia doba životnosti systému
4. kompatibilitu a integráciu s už používaným kancelárskym softwarom
5. otvorenosť smerom k naviazaným technológiám (čiarové kódy, dochádzkové systémy, elektronická komunikácia,...)
6. stabilitu dodávateľa (doba pôsobenia na trhu, vývoj obratu, počet zamestnancov)
7. širokú ponuku služieb dodávateľa
8. počet a kvalitu referencií
9. regionálnu pôsobnosť dodávateľa (pokrytie partnerskými a servisnými firmami)
10. cenovú dostupnosť

 Pokiaľ teda vaša firma patrí medzi tie, ktoré sa práve zamýšľajú nad otázkou výberu ekonomického alebo informačného systému, neváhajte a kontaktujte nás. Naši odborníci vám radi poradia.

 Peter Dřízhal riaditeľ LCS Slovensko, s.r.o. www.helios.eu