BRATISLAVA. Živnostníci nemôžu pristupovať k účtovným dokladom ako domácnosti. Bežným ľuďom stačí, ak si napríklad doklady z platieb za plyn alebo elektrinu uchovajú jeden rok do najbližšieho zúčtovania. Pomôže im to zdokladovať a vyargumentovať prípadné nezrovnalosti v platbách alebo firmou zle vyrátaný nedoplatok či preplatok.

Živnostníci a podnikatelia to majú iné. Niektoré doklady musia archivovať až dvadsať rokov od ich vystavenia alebo aj dlhšie. „Osobné spisy zamestnancov sa odkladajú dokonca až do 70 rokov od narodenia zamestnanca,“ hovorí prezident Slovenskej asociácie malých podnikov Vladimír Sirotka.

V archívoch sú väčinoudaňové a účtovné doklady

Archivovanie sa vzťahuje predovšetkým na ekonomickú agendu. „V akejkoľvek slovenskej obchodnej spoločnosti registratúrne záznamy ekonomického charakteru tvoria 80 až 95 percent všetkých záznamov,“ povedal Viliam Kocún z Asociácie správcov registratúry.

Z daní sú to najmä daňové priznania zo všetkých možných typov daní – z príjmu, DPH, miestne dane, cestná daň, spotrebné dane. Z účtovníctva sa odkladajú prijaté a odoslané faktúry, pokladničné príjmové a výdajové doklady, príjemky a výdajky zo skladu, inventúrne záznamy, odpisové plány, súvahy a výsledovky.

Dôležité sú doklady o pracovníkoch. Najmä pracovné zmluvy a ich dodatky, mzdové listy, evidenčné listy dôchodkového zabezpečenia, dohody o zrážkach zo mzdy, vyhlásenia k zdaneniu príjmov fyzických osôb či ročné zúčtovanie preddavkov. „Personálnu agendu považujem za najdôležitejšiu, lebo ak je v nej neporiadok, môže to spôsobovať pracovníkovi spoločnosti problémy ešte niekoľko rokov po skončení pracovného pomeru,“ povedal Kocún.

Päť rokov pre živnostenský list

Podnikatelia a živnostníci nesmú zabudnúť ani na živnostenské listy, spoločenské či zakladateľské zmluvy, stanovy, všetky typy zmlúv - kúpne, nájomné, zmluvy o dielo a iné. „Živnostníci by mali okrem ekonomickej agendy zásadne uschovávať najmä doklady o oprávnení vykonávať podnikateľskú činnosť,“ povedal Sirotka. Živnostenské listy alebo zmluvy o založení musia mať v evidencii najmenej päť rokov po zániku podnikania. Archiváciu dokumentov si môže podnikateľ robiť sám alebo to zverí inej firme. Dokumenty sa archivujú len v papierovej podobe.