multifunkcie. Nie náhodou sa hovorí, že spôsobili malú revolúciu, ktorá závratne zrýchlila pracovné tempo.Ponuka multifunkčných zariadení je na trhu viac ako bohatá, neraz i neprehľadná. To preto, že výrobcovia sa snažia svoje stroje optimalizovať na rôzne veľkosti kancelárií a ich špecifické podmienky. Líši sa nielen výbava, ale aj úroveň automatizácie a komfortu obsluhy.

Prevádzkové náklady

Najdôležitejším parametrom sú prevádzkové náklady. Výrobcovia ich neradi uvádzajú, preto sa bez kalkulácie nezaobídete. Počítať je potrebné nielen s cenou spotrebného materiálu, ale i s priebežnou údržbou a spotrebou energie. Každý stroj má určenú mesačnú zaťažiteľnosť, takže poddimenzovanie sa môže nepríjemne prejaviť na skrátenej životnosti. Neraz platí nepísané pravidlo, že čím drahší stroj je, tým nižšie prevádzkové náklady má. Investovať do supertechnológií sa však nevypláca.

Atrament či laser?

Kvalita tlače dnes v kancelárskom prostredí už žiadnu úlohu nezohráva. I ten najlacnejší stroj na trhu dokáže vytlačiť dokumenty v profesionálnej kvalite. Líši sa však rýchlosť tlače a voliť možno medzi atramentovou a laserovou technológiou. Atrament je ideálny tam, kde sa dokumenty tlačia iba príležitostne, na väčšine pracovísk vyhráva laser. Čoraz dôležitejšiu úlohu zohráva farebná tlač. Dokáže podstatne zmeniť spôsob, akým vnímame obsah dokumentov.

Skener s automatickým podávačom dokáže ušetriť mnoho času tam, kde sú vstupné materiály v papierovej forme. Dávkové spracovanie s odoslaním priamo na e-mail či do elektronického archívu, alebo počítača je nielen praktické, ale ušetrí nemálo času. Pri výbere však treba sledovať nielen rýchlosť digitalizácie, ale aj technológiu snímania. Lacnejší systém CIS síce pracuje spoľahlivo, pri zvlnených novinách a dokumentoch však za technológiou CCD výrazne zaostáva. Iba máloktoré stroje na trhu si poradia so snímaním obojstranných dokumentov.

Úroveň komfortu

Faxovú komunikáciu intenzívne vytláčajú e-maily, stále však existujú prevádzky, ktoré vo faxovaní vidia výhodu. Digitálne stroje dokážu s faxami pracovať i bez papiera. Prijaté správy sú ukladané do archívu pre ich ďalšie spracovanie, e-maily smerované na multifunkciu môžu byť automaticky faxované príjemcom. Lepšie vybavené multifunkcie si však poradia i s obsluhou e-mailov. Pri odosielaní a tlači dokumentov ponúkajú komfort porovnateľný s faxom, papierové dokumenty možno odoslať príjemcom bez toho, aby ste museli sadnúť k svojmu počítaču.

Úroveň komfortu sa odvíja od toho, do akej miery je zariadenie nezávislé od počítača. Dobre vybavená kancelárska multifunkcia je navrhnutá tak, aby bola stabilným článkom v životnom cykle dokumentov. Pracovníci sa pri používaní identifikujú svojím kódom, aby manažment mohol vyhodnocovať potreby pracovísk. Keďže sa pracuje hlavne s dokumentmi, ponúka niekoľko vychytávok.

USB port na ovládacom paneli alebo čítačka pamäťových kariet slúžia na priamu tlač dokumentov či ich skenovanie bez použitia počítača. Zariadenia pracujú pri tlači najčastejšie s formátom Adobe Acrobat PDF, nepohrdnú však ani HTML súbormi a čistým neformátovaným textom. Podporované sú zväčša tie formáty, ktoré dokáže stroj pri digitalizácii uložiť na kartu. Znamená to, že bez potreby siete a počítača možno dokumenty tlačiť, ale aj digitalizovať.

Správa odíde

aj bez počítača

Pri digitalizácii dokumentov si používateľ určí či sa odošlú do jeho počítača v sieti, uložia na server či USB kľúč, alebo sa prostredníctvom

e-mailu odošlú adresátovi. Práve posledná z možností patrí medzi najpopulárnejšie - elektronickú správu pošlete i bez počítača: s hárkom papiera a perom v ruke. Dobre vybavená multifunkcia obstará všetko bez toho, aby musel distribúciu zabezpečiť počítač používateľa. Displej zaistí prístup k e-mailovému adresáru, neraz možno meniť i odosielateľa správy, ktorý sa pridelí automaticky prostredníctvom používateľského profilu.

Atraktívnou funkciou je aj zrýchlené kopírovanie dokladov. Skener najprv nasníma lícnu stranu dokladu, následne rubovú a obe v jednom priebehu vytlačí na hárok papiera. Používateľ si nemusí lámať hlavu nad tým, kam doklad na sklo položiť a ako vložiť papier späť do zásobníka.

Multifunkcia šetrí čas

Keďže nemáme času nazvyš, pri kopírovaní či digitalizovaní podkladov spraví multifunkcia to, čo sme museli robiť v minulosti prácne v počítači. Odstráni z dokumentov rušivé pozadia, prispôsobí veľkosť, skombinuje strany na šetrenie papiera, či zreštauruje slabo čitateľný a poškodený text.

Na trhu sa dokonca objavilo zariadenie, ktoré rozozná zo snímaného dokumentu text, preloží ho a na kópii vytlačí v inom jazyku. Ide však o technológiu, ktorá medzi štandardnú výbavu dlho nebude patriť.