Často sa uchyľujú k zdôvodneniu vysokých pracovných nárokov a množstva termínovaných úloh. Veľakrát však je kľúčom k prekonaniu situácie lepšia organizácia práce i lepšie využívanie času. V poslednom období sa preto stretávame s pojmom „time management“, ktorý možno voľne preložiť ako riadenie času.
Time management sám o sebe existuje viac ako 100 rokov. Bohužiaľ, termín „time management“ vyvoláva falošný dojem, čo je osoba schopná robiť. Čas nemôže byť riadený, ten je totiž nekontrolovateľný, platí však skutočnosť, že môžeme riadiť iba samých seba a naše využívanie času. Time management je teda sebariadenie. Je zaujímavé, že skúsenosti, ktoré potrebujeme na riadenie ostatných, sú - rovnako ako skúsenosti, ktoré potrebujeme na svoje manažovanie - schopnosť plánovať, delegovať, organizovať, kontrolovať.
Time management je súborom skúseností zdravého rozumu, ktorý má pomôcť využívať čas čo najefektívnejšie a najproduktívnejšie.
Tým, že budete rešpektovať zásady time managementu, môžete sa naučiť:
- stanoviť si veci a záležitosti, ktoré sú pre vás dôležité a ktoré môžu byť odsunuté, alebo vynechané,
- využívať svoj čas najefektívnejším spôsobom, ako je to len možné
- získať čas, ktorý využijete skutočne na prácu,
- sledovať rozptýlenia, ktoré vás ochudobňujú o čas, a vylúčiť ich,
- zvýšiť vašu efektivitu a redukovať stres.
-
Tým, že sa stanete viac efektívnym pri využívaní svojho pracovného času, môžete výrazne redukovať stresujúce faktory, ktoré vás za iných okolností čaasto sprevádzali:
- budete lepšie ovládať to, čo robíte,
- budete produktívnejší, a preto aj istejší v práci, ktorú vykonávate,
- budete sa tešiť z toho, čo robíte,
a napokon budete mať viac času aj na oddych a na život mimo práce.
Podstata tohto problému je jednoduchá a jasná. Koncentrujte sa na výsledky, nie na to, že ste zaneprázdnený. Veľa ľudí trávi svoje dni v záchvate aktivity, ale dosiahnu len veľmi málo, pretože sa nedokážu koncentrovať na tie správne veci. To je starostlivo zhrnuté v pravidle 80/20. Tvrdí, že typicky 80 % úsilia nezameraného na jeden cieľ generuje iba 20 % výsledkov, a tak zostáva 80 % výsledkov, ktoré sa dosiahnu iba s 20-percentným úsilím.
Prečo si ľudia neriadia svoj čas?
- nevedia o tom
- sú príliš leniví plánovať
- bavia ich adrenalínové stavy tesne pre konečným termínom
- majú radi krízový manažment.
Časový stres ich však privedie do situáciu, kedy sa stres bude hromadiť ešte viac, naruší sa súkromný život, stávajú sa unavení a sú neúspešní pri realizácii daných úloh.
Je preto potrebné postúpiť zopár krokov, ktoré pomôžu pri pocite časového zaneprázdnenia:
- vyhodnocovať vaše používanie času
- určiť si svoje priority
- plánovať efektívne využívanie času
- využívať čas efektívnejšie
- vytvárať si viac času
- vyvarovať sa rozptýleniu.
Čo môže pomôcť v time manažmente:
- denné plánovanie - určiť si postupnosť činností
- určiť si priority
- robiť rozhodnutia
- delegovať
- uvedomovať si význam času
- identifikovať dlhodobé ciele
- robiť stredno- a dlhodobé plánovanie
- organizovať papierovú prácu
- mať prehľad na svojom pracovnom stole
- organizovať svoje pracovisko
- organizovať stretnutia
- naučiť sa čítať dôležité veci
- vedieť správne a hlavne krátko telefonovať a pod.
- vedieť efektívne komunikovať so spolupracovníkmi
- byť asertívny - vedieť povedať nie.
Čas každého z nás je skutočne cenný. Ako výrazne? Je to jednoduché určiť. Vypočítajte si koľko stojíte firmu každý roku. Začnite svojím platom, nezabúdajte na dane, pripočítajte náklady na priestor, kde pracujete, zariadenia, ktoré využívate a ďalšie výdavky. Veľmi ľahko zistíte, prečo je dôležité správne si zorganizovať svoj čas.
Pozrite sa preto, ako ste doposiaľ trávili čas. I keď treba povedať, že pamäť býva často zlým sprievodcom, pretože až príliš často zabúda na čas strávený klebetením s kolegami, robením si kávy, fajčiarskou prestávkou a podobne. Možno si ani neuvedomujete, že vplyv môže mať aj vaša kolísavá energia. Je prirodzené, že každý človek je aktívnejší v inom čase počas dňa. Vplyvy môžu byť naozaj rôzne.
Veľmi dobrou pomôcku pri zisťovaní vášho využívania času je zapisovať si niekoľko dní, ako ho naozaj trávite od momentu, kedy začnete pracovať. Stále meníte svoje činnosti, či už otvárate poštu, pracujete, robíte kávu, hovoríte s kolegami, klebetíte, dávate papier do tlačiarne a podobne. Pri zmene činnosti je vhodné poznačiť si čas zmeny.
Po niekoľkých dňoch sa tak môžete pozrieť na to, ako vlastne dokážete využívať svoj čas. Možno budete prekvapení časom, ktorý venujete práve otváraniu pošty, postávaniu s kolegami a nízkym výkonom práce.
Môžete tiež vidieť, že máte viac energie v niektorú časť dňa a ste vybitý inokedy. Veľa tohto môže závisieť od prestávky, ktorú čerpáte, čas, kedy jete a podobne. Analýza môže byť pre vás základom pre experimentovanie s týmito záležitosťami.
Ako môžete využívať svoj čas?
Dôležitou časťou analýzy je aj rozpracovanie toho, čo by sa malo robiť. Objasnite si, čo vám robí radosť, zistite, aká je vaša sila a aké sú vaše slabosti a tiež sa zamerajte na to, aká je vaša práca a čo tvorí vašu výkonnosť.
Autor: sbr
