Spoločnosť CAC LEASING Slovakia, a. s. patrí k najväčším lízingovým spoločnostiam na Slovensku. Pri vytváraní lízingových zmlúv používa systém spravovania dokumentov vyvinutý spoločnosťou exe, spol. s r. o. Rozhovor o prínose používania tohto systému nám poskytol Ing. Milan Maksin, IT manažér spoločnosti CAC LEASING.
* Aké výhody vám prinieslo riešenie spoločnosti exe?
Vývojári z firmy exe vytvorili nástroj, ktorý zabezpečuje vytváranie, úpravu, vypĺňanie a tlač dokumentov. Naše právne oddelenie v tomto systéme lízingové zmluvy vytvára a upravuje, obchodné oddelenie pripravené zmluvy používa. Toto členenie nám umožňuje efektívnu prácu s dokumentmi - obchodníci v momente potreby nájdu vždy len aktuálnu verziu každej zmluvy, ktorú vyplnia a vytlačia. Obchodník teda nemôže omylom pracovať so starou, neplatnou verziou dokumentu. Na druhej strane si môže byť tvorca zmluvy istý, že vytvorený vzor dokumentu nikto omylom nezmení. Každá úprava vzoru zmluvy tvorcom je automaticky uchovaná v histórii, čo nám umožňuje sledovanie všetkých modifikácií.
* Ako prebieha proces vytvárania dokumentu?
Zmluva sa skladá z článkov, články z bodov. Bod je najmenšia jednotka tejto štruktúry, obsahuje samotný text (malý blok textu). Z niekoľkých bodov sa poskladá článok a z niekoľkých článkov zmluva. Body aj články môžu byť použité vo viacerých zmluvách, resp. článkoch - napr. hlavička lízingovej zmluvy (jeden konkrétny článok) je použitá vo všetkých lízingových zmluvách. Ak je potrebné zmeniť údaje v hlavičke lízingových zmlúv, modifikácia sa vykoná len v jednom článku a zmena sa okamžite premietne do všetkých zmlúv. Na vytváranie bodov bol vytvorený inteligentný nástroj umožňujúci priamo do textu začleniť polia, ktoré budú obchodníci vypĺňať, prípadne modifikovať.
Systém je prevádzkovaný na serveri MS Windows 2000 Server + Internet Information Server 5.0, vytvorený je technológiou Active Server Pages. Údaje máme uložené v databázových serveroch MS SQL Server a INFORMIX. Používateľské rozhranie je vytvorené formou intranetovej aplikácie.
* Ako vyzerá práca s vytvoreným dokumentom?
Obchodník, ktorý zostavenú zmluvu vypĺňa, si vyberie klienta. V hlavičke sa automaticky zobrazia všetky potrebné náležitosti - názov a adresa klienta, bankové spojenie a pod. V poliach zobrazenej zmluvy už len vyplní hodnoty, ktoré nie je možné zo systému získať automaticky, pretože sa líšia v závislosti od požiadaviek klienta - doba lízingu, kúpna cena, poistenie predmetu lízingu a pod. Tento systém vytvárania zmluvy minimalizuje možnosť vytvárania chýb, automatizuje často vykonávané kroky a zjednodušuje prácu zamestnancom našej spoločnosti.
* Na čo by sa mali podľa vás zamerať potenciálni záujemcovia o inteligentný systém vytvárania dokumentov?
Podľa mňa je potrebné pri výbere podobného systému požadovať, aby bol realizačný tím schopný poskytnúť kvalitné služby - okrem dobre pripravenej analýzy zvládnuť najpokročilejšie technológie a dodať riešenie, ktoré je možné v budúcnosti jednoducho rozširovať. Nemenej dôležitým faktorom je individuálny prístup k zákazníkovi. Spoločnosť exe, spol. s r. o. nám pri vývoji aj pri následných vylepšeniach systému v ostrej prevádzke vyšla maximálne v ústrety.
Bližšie informácie:
exe, spol. s r. o., Na Hrebienku 5, 811 02 Bratislava, tel.: 02/67 296 111, http://www.exe.sk
