telia pred začiatkom podujatia pomerne dlhé lehoty na predbežnú a záväznú registráciu, zvyčajne niekoľko mesiacov pred začiatkom podujatia. Je dobré mať na pamäti, že v čase konania veľkého podujatia sa na jednom mieste zíde značný počet účastníkov a návštevníkov. Preto je vhodné včas plánovať zabezpečenie potrebných cestovných formalít ako sú ubytovanie, letenka, vybavenie víz, prípadne prenájom auta a ďalšie služby.
Od včasnej registrácie a zaplatenia registračného poplatku či vložného sa potom odvíja séria ďalších krokov. Pri registrácii nezabudnite zverejniť presný kontakt, predovšetkým faxové číslo a najmä e-mailovú adresu, pre rýchlu komunikáciu usporiadateľov s účastníkom. Zaplatenie registračného poplatku bankovým prevodom alebo platbou kreditnou kartou za vás môže urobiť aj cestovná kancelária, ktorá vám zabezpečí rezerváciu hotelovej izby, letenky, vybaví cestovné doklady, ako aj ďalšie služby. Do krajín, s ktorými má Slovensko zavedenú vízovú povinnosť, je potrebné k žiadosti o udelenie víz priložiť aj potvrdenie o účasti na kongrese alebo pozývací list od usporiadateľov. Ten usporiadatelia obyčajne vydávajú až po záväznej registrácii a uhradení regis-tračných poplatkov. Pri neskorej registrácii sa preto môžete dostať do časovej tiesne, odhliadnuc od toho, že po určitých termínoch sa častokrát výška registračných poplatkov výrazne zvyšuje.
Pri cestách na veľké podujatia v zahraničí je výhodné pricestovať tesne pred začiatkom podujatia, zdržať sa len potrebný počet dní a ubytovať sa čo najbližšie k miestu konania podujatia. Včasná rezervácia hotelovej izby vám tak môže ušetriť veľa času, peňazí, nepohodlia, ale aj nervov. Pri cestách na kongresy a veľtrhy sa jednoducho nemôžete spoliehať na u nás tak obľúbené ponuky last minute, jednoducho neexistujú. Naopak, odporúčame obrátiť sa čo najskôr s cestovnými plánmi na skúsenú cestovnú kanceláriu alebo agentúru. Tá za vás vybaví zaplatenie registračných poplatkov, rezerváciu letenky alebo lístkov na vlak, rezerváciu ubytovania, prípadne zabezpečí vybavenie víz aj do naozaj exotických krajín. Pritom poplatky za služby cestovnej kancelárie sú z veľkej časti hradené z provízií leteckého prepravcu za sprostredkovanie predaja letenky alebo hotelovej siete za sprostredkovanie ubytovania. Navyše poplatky za vybavenie víz (napríklad v Prahe alebo vo Viedni) alebo transfer na letisko sa môžu pre vás výrazne znížiť hromadným vybavovaním alebo odvozom viacerých klientov cestovnej kancelárie súčasne. Tak nezabudnite včas plánovať. Veľa úspechov na Vašich cestách.
JUDr. JANA FRECEROVÁ
riaditeľka Academia Tours s.r.o.
